Du hast deinen Traumberuf gefunden und möchtest nun deine Bewerbung an ausgesuchte Unternehmen versenden. Bevor du allerdings mit dem Schreiben der Bewerbungsunterlagen beginnst, solltest du dich ausführlich über das Unternehmen deiner Wahl informieren. Bereite dich also gut vor, denn das Telefonat mit dem Personalverantwortlichen könnte dir die Tür zu einem Vorstellungsgespräch öffnen.
Einstellungsvoraussetzungen, Ausbildungsinhalte, Beginn und Ablauf der Ausbildung sowie der Name des richtigen Ansprechpartners sind wichtige Informationen. Stehen diese nicht in der Stellenausschreibung, können sie im Telefonat mit dem potentiellen Ausbildungsbetrieb erfragt werden. Mit einem ersten Telefonat kannst du gleichzeitig einen ersten positiven Eindruck vermitteln und das Gespräch nutzen, um ein besonders individuell formuliertes Anschreiben zu verfassen.
So bereitest du dich gut vor
- Informiere dich eingehend über das Unternehmen oder den Betrieb. Auf der Webseite erfährst du, wie das Unternehmen richtig heißt, was es genau macht und welcher Branche es angehört. Viele Firmen stellen ihre offenen Stellen oder Ausbildungsplätze auf ihrer Webseite vor. Schau nach, ob du auf diesen Seiten mehr über die Ausbildung erfahren kannst, um die du dich bewerben möchtest.
- Notiere alle Fragen und halte deine Notizen zusammen mit einem Stift griffbereit. Daneben solltest du auch die Stellenausschreibung legen. Es ist ratsam, auch den Lebenslauf parat zu haben, falls dein Gegenüber Fragen zu deinem Werdegang hat.
- Du kannst das Gespräch vorher mit Eltern, Geschwistern oder Freunden üben. Das verringert deine Nervosität.
- Suche dir für das Telefonat einen ruhigen Ort, wo dich niemand stört. Atme vor dem Anruf tief durch, das beruhigt. Bleibe während des Gesprächs stets höflich und zeige dich von deiner besten Seite.
Und los geht’s
Zunächst solltest du dich kurz vorstellen und dein Anliegen formulieren. Danach folgt die Frage nach dem richtigen Ansprechpartner. Hast du ihn bereits am Hörer, kannst du gleich loslegen. Wirst du allerdings durchgestellt, nenne erneut deinen Namen sowie den Grund für deinen Anruf.
Frage höflich nach, ob dein Gesprächspartner gerade Zeit hat oder ob du zu einem späteren Zeitpunkt anrufen sollst. Danach kannst du mit deinen Fragen beginnen.
Halte keine langen Monologe und gib deinem Gegenüber ausreichend Gelegenheit zu antworten, sodass auch er Gelegenheit hat, dir Fragen zu stellen. Notiere dir wichtige Informationen! Am Ende bedankst du dich für das Gespräch.
Noch ein Tipp: Wähle den richtigen Zeitpunkt für deinen Anruf. Montagmorgen zum Beispiel ist kein günstiger Zeitpunkt, weil in der Regel Meetings stattfinden und die Woche geplant wird.
So könnte dein Telefonat ablaufen
Kristina Exner kennt sich gut mit Telefongesprächen um Ausbildungsplätze aus. Sie ist für die Ausbildung bei DuPont Danisco in Niebüll verantwortlich und weiß genau, worauf man am Telefon achten muss. Wir haben sie gebeten, einen möglichen Telefonablauf mit uns durchzuspielen:
Bewerber: Guten Tag, mein Name ist Bibi Beispiel. Ich möchte bitte Frau Exner sprechen.
Kristina Exner: Darf ich fragen, in welcher Angelegenheit?
Ich würde mich gerne um die Ausbildung als Milchtechnologe bei Ihnen bewerben und habe einige kurze Fragen. Passt es Ihnen gerade?
Ja, das passt.
Ist die Ausbildungsstelle noch frei?
Ja, wir haben für das kommende Ausbildungsjahr noch zwei Ausbildungsplätze zu besetzen.
Welche Voraussetzungen muss ich für eine Bewerbung erfüllen?
Wenn Sie über einen Mittleren Schulabschluss verfügen, technisch interessiert, aufgeschlossenen und motiviert sind, dann sind Sie bei uns genau richtig.
Welche Bewerbungsunterlagen benötigen Sie genau?
Bitte bewerben Sie sich per E-Mail mit einem Anschreiben, Ihrem Lebenslauf, dem letzten Schulzeugnis und allen weiteren Unterlagen, wie Praktikumszeugnissen oder anderen Zertifikaten.
An wen darf ich meine Bewerbung richten?
Sie können ganz allgemein „Sehr geehrte Damen und Herren,…“ schreiben oder Ihre Bewerbung direkt an mich richten.
Welches Auswahlverfahren nutzen Sie? Folgt auf die schriftliche Bewerbung ein Einstellungstest, Assessment-Center oder ein Bewerbungsgespräch?
Wir laden die für uns interessantesten und vielversprechendsten Bewerber zu einem ‚Bewerbertag‘ ein. Wir verbringen einen ganzen Tag mit den Kandidaten, damit wir sie genau kennenlernen, aber auch damit wir den Bewerbern unser Unternehmen vorstellen können. Am Bewerbertag bekommen sie verschiedene Aufgaben, z.B. eine Präsentation, eine praktische Aufgabe und eine Team-Aufgabe.
Bis wann muss meine Bewerbung bei Ihnen eingehen?
Bei uns muss die Bewerbung bis Ende Oktober eingehen. Wir wählen spätestens am Ende des Jahres schon die neuen Azubis für den Sommer des Folgejahres aus.
Bevorzugen Sie die Bewerbung per E-Mail oder per Post?
Wir bevorzugen die Bewerbung per E-Mail, nehmen aber auch Bewerbungen per Post entgegen.
Vielen Dank für das informative Gespräch.
Im Anschluss an das Telefonat
…solltest du dem Unternehmen möglichst bald deine Bewerbungsunterlagen schicken. Knüpfe auf jeden Fall an das Gespräch mit dem/der Personalleiter/in an.
Hier zwei mögliche Formulierungen:
„Vielen Dank für das informative Telefongespräch. Wie vereinbart, sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen zu.“
Oder:
„Ich danke Ihnen für das freundliche Telefonat am …. Es hat mich sehr gefreut zu erfahren, dass die Ausbildungsstelle in meinem Wunschberuf als … noch frei ist. Für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch wäre ich Ihnen deshalb sehr dankbar.“